¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa para conocer los costes, ingresos y gastos reales?

Sin duda, una de las cuestiones más importantes para la supervivencia de cualquier negocio es saber cómo llevar la contabilidad de una empresa. Este artículo te interesará tanto si eres un emprendedor preparando la puesta en marcha de tu negocio como si tu empresa ya está en funcionamiento pero la contabilidad se te escapa de las manos o los números no te encajan.

¿Por qué la contabilidad es tan importante?

El motivo principal por el que es necesario saber cómo llevar la contabilidad de una empresa es la toma de decisiones. Y es que para que tu negocio pueda tener el éxito que merece, es fundamental que conozcas todos los movimientos económicos y financieros que tienen lugar en él, lo que te brindará una información tan valiosa como conocer los costes, ingresos y gastos reales de tu empresa para determinar si es rentable.

¿Qué contabilizo y cómo lo hago?

Para disponer de información correcta y a tiempo real, se debe contabilizar cualquier movimiento económico u operación que realice la empresa, como compras, gastos, ingresos, deudas, inversiones, movimientos bancarios, subvenciones, etc. Para llevar la contabilidad de una empresa, todo debe quedar bien registrado. Y para hacerlo, necesitarás tres tipos de contabilidad: financiera, presupuestaria y analítica.

Contabilidad financiera, presupuestaria y analítica: diferencias, ventajas e inconvenientes

Si te preguntas cómo llevar la contabilidad de una empresa, tendrás que combinar estos tres sistemas.

Contabilidad financiera

Se encarga de sistematizar la información de la actividad económica de la empresa en tiempo presente y a lo largo de todo su desarrollo para que puedas recopilar, ordenar, registrar y analizar la situación económica y financiera de tu empresa. Se utiliza para uso interno (disponer de información valiosa para evaluar y evolucionar) y uso externo (información sobre la situación financiera solicitada por agentes externos, como el banco, registro mercantil, posibles inversores, etc.).

El plan de cuentas debe adaptarse a la operativa de la empresa para poder controlar detalladamente todas las operaciones contables. A partir de la contabilidad, se elaboran el balance, la cuenta de resultados y todos los libros contables que te servirán, posteriormente, para la realización de las obligaciones fiscales de la empresa.

> Ventajas

  • Podrás consultar en cualquier momento información sobre los resultados obtenidos durante el ejercicio presente o anteriores.
  • La información aportada te será altamente útil para la toma de decisiones y para realizar estimaciones futuras (contabilidad presupuestaria).

> Inconvenientes

  • La normativa contable es extensa y compleja, puesto a que está vinculada a leyes fiscales como el IVA y el impuesto sobre sociedades.
  • El registro de operaciones específicas puede desencadenar errores debido a operaciones que, a pesar de ser simples, tienen un registro contable complicado, ya que los modelos de las obligaciones fiscales deben cumplimentarse correctamente.
  • Además, hay que saber interpretar el balance y la cuenta de resultados.

 

Contabilidad presupuestaria

Te facilita un sistema de registro para reconocer contablemente los hechos económicos mediante la clasificación de partidas más o menos específicas, pudiendo tener el control integral de la contabilidad o de algunas cuentas concretas.

Con la contabilidad presupuestaria estableces el presupuesto general a inicios de año a partir de una estimación de los gastos e ingresos mensuales, lo que te permite realizar un presupuesto indirecto de los resultados del ejercicio actual.

> Ventajas

  • Podrás planificar y tener un mayor control de la actividad.
  • Podrás reconocer contablemente los hechos económicos relacionados con la ejecución del presupuesto.
  • Verificarás cómo avanza la realidad en cuanto al presupuesto establecido.
  • Detectarás cualquier desviación entre el presupuesto fijado y la situación real, lo que te permitirá ajustar la estrategia y objetivos según los resultados.

 > Inconvenientes

  • Dificultad para confeccionar el presupuesto y la planificación que se adapten a la realidad de la empresa.
  • Complejidad en la interpretación de las desviaciones y reajuste de la estrategia y objetivos.

 

Contabilidad analítica

También conocida como contabilidad de costes, se utiliza para uso interno y sirve para estudiar el modo en el cual se distribuyen los costes e ingresos de una empresa a fin de extraer información interna para mejorar la toma de decisiones empresariales.

La contabilidad analítica te permite distribuir los ingresos y los gastos de las diferentes líneas de negocio, departamentos, centros, productos, servicios, etc. y, así, controlar los costes reales de cada proyecto, departamento, centro, producto, etc. No es necesario aplicar esta contabilidad a la totalidad de la empresa, sino que puede adaptarse a las necesidades empresariales de aquellos aspectos que quieran analizarse.

> Ventajas

  • Te ayudará a decidir si es adecuado ofrecer un nuevo producto o mantener un producto actual.
  • Te ayudará a evaluar si debes revisar el precio de venta de un bien o servicio.
  • Te dará la clave sobre si debes invertir en nueva maquinaria.
  • Te permitirá estudiar la viabilidad de un departamento.
  • Tendrás el conocimiento íntegro de áreas concretas de la empresa.
  • Poseerás el control detallado de los gastos.
  • Podrás detectar deficiencias en los procesos productivos.
  • Serás capaz de mejorar la rentabilidad.
  • Podrás calcular el coste/hora de un trabajador.

> Inconvenientes

  • Gran dificultad para establecer los criterios para la distribución de los ingresos y gastos.
  • La interpretación de datos es sumamente complicada.

Conclusión sobre cómo llevar la contabilidad de una empresa

Cómo llevar la contabilidad de una empresa es imprescindible para que tu empresa goce de buena salud económica y financiera. Y para que tu sistema contable sea realmente funcional, recuerda que debes cumplir dos pautas: combinar los tres tipos de contabilidad anteriores (financiera, presupuestaria y analítica) y registrar todos los datos adecuadamente en tiempo y forma. De este modo, tendrás a tu alcance información muy valiosa para la buena toma de decisiones empresariales.

¿Necesitas una mano experta?

Cómo llevar la contabilidad de una empresa no es tarea fácil. Por ello, en Actiu Consultors nos ponemos a tu servicio y al de tu empresa para ayudarte con la revisión y organización contable. ¡Contacta con nosotros y te informaremos con detalle y sin compromiso!

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